اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمحافظة شمال الشرقية

إبراء في 9 أبريل /
العُمانية / وقّعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومحافظة شمال الشرقية اليوم على
وثيقة اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمحافظة، ضمن الجهود المشتركة
لتطوير أساليب حفظ الوثائق وتعزيز الحوكمة الإدارية.

وقّع الوثيقة من جانب
الهيئة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية،
فيما وقّعها من جانب المحافظة سعادة محمود بن يحيى الذهلي محافظ شمال الشرقية.

وأوضاح سعادة الدكتور
رئيس الهيئة بأن اعتماد الوثيقة يأتي في إطار تعزيز كفاءة إدارة الوثائق وحفظها
وفق أحدث المعايير العالمية، والذي يشمل إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام
تصنيفها، وذلك بعد استكمال القائمة الأسمية للوثائق الخاصة بمحافظة شمال الشرقية.

وأشار سعادته إلى أن النظام
المعتمد يأتي كخطوة أساسية نحو بناء منظومة حديثة متكاملة لإدارة الوثائق، تعتمد
على تصنيفها وترميزها وفق نظام دقيق يُسهم في تنظيم عمليات الحفظ والاسترجاع،
ويعزز كفاءة العمل الإداري، ويستند إلى المعايير العالمية المعتمدة، بما يواكب
توجهات سلطنة عُمان نحو التحول الرقمي والحوكمة، بهدف تحسين الأداء المؤسسي وتسهيل
الوصول إلى المعلومات بفاعلية.

من جانبه، قال سعادة
محافظ شمال الشرقية: “بدخول النظام حيز التنفيذ، ستعمل دائرة الوثائق بالمحافظة،
بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، على تدريب الموظفين المعنيين على
أساليب تطبيق النظام، وفقًا لما نص عليه قانون الوثائق الصادر بالمرسوم السلطاني
رقم 60/2007، والذي يشمل التعريف بأدوات النظام المختلفة، مثل تصنيف الوثائق، ومدد
استبقائها، وإجراءات حفظها وإدارتها وفق أفضل الممارسات الحديثة.

يُذكر أن إعداد أدوات
نظام إدارة الوثائق مر بعدة مراحل، شملت التنسيق مع الهياكل الإدارية المختصة
بمكتب المحافظ، وإعداد قائمة دقيقة بأنواع الوثائق والملفات، ما أسفر عن إعداد
الأدوات الإجرائية للنظام، بما في ذلك جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها،
والتي نالت الموافقة النهائية من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

ويُمثل النظام ركيزة
أساسية في تطوير آليات إدارة الوثائق الحكومية، إذ يُسهم في تعزيز كفاءة الأداء
الإداري، وضمان الحفظ الآمن للمعلومات، وتحسين عمليات اتخاذ القرار، بما يتماشى مع
رؤية سلطنة عُمان نحو تحديث الأنظمة الإدارية وتبني أفضل الممارسات في مجال إدارة
الوثائق والمحفوظات.

/
العُمانية /

مصعب العجيلي / حمد
الحبسي